Деловая переписка на английском: фразы для email на все случаи

Деловая переписка — та область, где ошибка в тоне обходится дороже ошибки в грамматике. Можно написать безупречное по правилам письмо, которое покажется грубым, — просто потому что фразы взяты не из того регистра.

Разберём структуру английского делового письма и наберём набор рабочих фраз, которые закрывают большинство ситуаций.

Приветствие

Знаете имя:
Dear Mr Smith, — формально
Dear John, — нейтрально, самый частый вариант в современной переписке
Hi John, — неформально, но абсолютно нормально с коллегами

Не знаете имя:
Dear Sir or Madam, — очень формально
To whom it may concern, — для официальных справок
Hello, — если пишете в общую поддержку

Две частые ошибки: Dear Mr John (Mr ставится с фамилией, не с именем) и Dear Mrs при неизвестном семейном положении — безопаснее Ms.

Первая фраза

Первое письмо:

• I am writing to enquire about…
• I am writing regarding…
• I am contacting you about…

Ответ:

• Thank you for your email.
• Thank you for getting in touch.
• Further to our conversation on Monday…

После паузы:

• I hope this email finds you well. — универсально, хотя и слегка затёрто
• Apologies for the delayed reply.

Просьбы: чем длиннее, тем вежливее

Ключевой принцип английской вежливости — непрямота. Чем аккуратнее нужно попросить, тем более развёрнутой становится конструкция.

• Can you send me the file? — прямо, для близких коллег
• Could you send me the file? — нейтрально
• Could you possibly send me the file? — вежливо
• I was wondering if you could send me the file. — очень вежливо
• Would it be possible for you to send me the file? — максимально осторожно

Полезные формулы:

• I would appreciate it if you could…
• Please let me know if…
• It would be great if you could…

Плохие новости и отказы

Здесь работает приём смягчения: сначала подготовка, потом суть.

• Unfortunately, we are unable to…
• I am afraid that…
• Regrettably, we will not be able to…
• After careful consideration, we have decided to…

Прямое No, we cannot do this в деловой переписке звучит резко почти всегда.

Напоминания

Деликатная категория. Стандартные формулы:

• I am just following up on my previous email.
• I wanted to check in regarding…
• Just a gentle reminder about the deadline.
• Could you please provide an update on…

Слово gentle здесь не случайно — оно сигнализирует, что вы не давите.

Извинения

• I apologise for the confusion. — формально
• Sorry for the misunderstanding. — нейтрально
• Please accept our apologies for the inconvenience. — от лица компании
• Thank you for your patience. — вместо извинения, звучит увереннее

Завершение

Перед подписью:

• Please let me know if you have any questions.
• I look forward to hearing from you.
• Looking forward to your reply.
• Thanks in advance.

Подпись:

• Best regards, — универсальный вариант
• Kind regards, — чуть теплее
• Sincerely, — формально, если письмо начиналось с Dear Mr Smith
• Best, — коротко, для коллег

Чего лучше избегать

Восклицательных знаков. В английской деловой переписке они выглядят чрезмерно эмоционально.

Заглавных букв. ЭТО ЧИТАЕТСЯ КАК КРИК, буквально.

Дословного перевода русских формул. «С уважением» — это Best regards, а не With respect. Последнее звучит саркастично.

Слова please в начале требования. Please send the report — это распоряжение, а не просьба. Для просьбы нужен вопрос: Could you send the report?

Избыточной формальности. Современная деловая переписка проще, чем учат старые учебники. Обороты вроде I beg to inform you сегодня звучат нелепо.

Шаблон короткого письма

Hi Anna,

Thank you for sending the draft. I have reviewed it and have a couple of comments, which I have added in the document.

Could you possibly send the updated version by Thursday? Please let me know if that timeline works for you.

Best regards,
Daniel

Четыре предложения, вся структура на месте: благодарность, суть, просьба, закрытие. В деловой переписке краткость ценится выше развёрнутости — длинные письма просто откладывают на потом.