Полезные рекомендации: как написать деловое письмо на английском языке

Английский давно стал языком международного общения. Соответственно, он активно используется в деловой переписке между партнерами из различных стран. В связи с этим крайне важно знать то, как написать деловое письмо на английском языке, о чем и пойдет речь далее в статье.

Что такое деловое письмо

Деловое письмо представляет собой официальное письменное сообщение, которое отправляется от одной компании, организации или частного лица другой компании, организации или частному лицу в деловых целях. Они могут содержать различную информацию о коммерческих предложениях, заказах, заявках, соглашениях, уведомлениях, просьбах, благодарностях, а также затрагивать некоторый иной     спектр вопросов.

Деловые письма могут быть написаны в различных форматах, таких как электронные сообщения, на бумажной основе, факсограммой и проч. Они должны быть формальными и корректными, так как они представляют компанию или организацию в рамках делового общения.

Основные структуры подобного обращения включают в себя:

• Заголовок.
• Дату.
• Наименование адресата.
• Текст письма.
• Заключительные предложения.
• Подпись и приложения, если таковые имеются.

Деловые письма могут быть отправлены для различных целей, таких как установление коммерческих отношений, заключение контрактов, уведомления о сроках и условиях сотрудничества, документирование договоренностей и принятия решений.

Правильно составленные письма являются важным инструментом ведения успешного бизнеса и эффективного делового общения. Они способствуют поддержанию хороших отношений между партнерами, устранению недопониманий и конфликтов, а также обеспечивают правильное выполнение договоренностей и сотрудничество между сторонами.

Основные принципы составления

Деловое письмо, составленное на английском языке, имеет свои особенности, которые следует учитывать при его составлении. Важно, чтобы сообщение было формальным, четким, точным и профессиональным. Собственно, рассмотрим некоторые основные особенности, которые нужно учитывать при оформлении деловых обращений зарубежным партнерам.

1. Деловое письмо должно быть написано в формальном стиле, без использования частных, просторечных, жаргонных или неформальных выражений. Следует использовать вежливые формы обращения («Dear Mr./Mrs./Ms. Last Name») и форму «You». В английском языке отсутствует уважительные форма «Вы» в формальной переписке. Допустимой формой обращения к деловому партнеру является «you» («ты», «вы» в зависимости  от контекста), «your» («твой», «ваш»).
2. Следует писать коротко и ясно, избегая излишних слов и жаргонизмов. Важно поддерживать логическую структуру текста, разделять его на абзацы и использовать перечни, если необходимо.
3. Письмо должно быть оформлено в соответствии с деловыми стандартами: шрифт Times New Roman, размер шрифта 12, выравнивание по левому краю, наличие отступов и межстрочных интервалов.

4. В начале письма указывают тему сообщения (Subject) и свои контактные данные в подписи (Signature), включая имя, должность, название компании, адрес электронной почты и телефон.
5. Завершают письмо словами благодарности и ожиданием ответа («Thank you for your attention» или «I look forward to hearing from you soon»). Не стоит забывать и о формальном прощании («Yours sincerely» в письмах, адресованных конкретному лицу, или «Yours faithfully» в письмах, которые начинаются с «Dear Sir/Madam»).

Структура

Итак, как было сказано ранее, деловое письмо (a business letter) представляет собой формальный тип переписки между отдельными лицами или организациями, который обычно используется в профессиональных целях.

Хорошо структурированное деловое письмо необходимо для четкой и эффективной передачи информации. Унифицированных форм таких сообщений не существует в принципе, однако при их составлении следует придерживаться определенной  рекомендуемой структуры документа:

• Информация об отправителе. Этот блок включает в себя имя, должность отправителя, название компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты
• Дата составления. Дата должна быть указана под информацией об отправителе или в конце самого письма.
• Информация о получателе. Данный блок должен включать в себя: полное имя получателя, его должность, название компании, адрес получателя.
• Приветствие.Оно должно быть официальным и соответствующим образом адресовано получателю.
• Основной текст (тело сообщения).Текст письма должен быть ясным, кратким и отражать информацию по существу. Собственно, данный блок включает основную мысль или цель обращения.
• Подпись. После написания основного текста следует подписать письмо в заключительной его части. Если сообщение отправляется по электронной почте, то можно использовать отсканированную подпись или просто написать свое имя.
• Приложения. Если прилагаются какие-либо дополнительные документы, такие как резюме или контракт, то их перечень указывается в письме под подписью.

Следуя этому плану, можно быть уверенным, что деловое письмо будет профессиональным и хорошо структурированным. В конце не следует забывать отредактировать письмо перед отправкой, чтобы избежать каких-либо ошибок или недоразумений.

Полезно также почитать: Как написать рекомендательное письмо на английском

Как составить обращение

При написании делового письма на английском языке важно поддерживать профессиональный и уважительный тон при обращении к своим партнерам. Рассмотрим несколько рекомендаций, связанных с  тем, как обращаться к получателям деловой корреспонденции:

• Если отправителю известны имя и должность человека, к которому он обращается, лучше всего использовать их в своем приветствии. Например, «Dear Mr. Smith» или «Dear Mr. Johnson».
• Использование общей нейтральной формулировки, если имя или должность получателя неизвестна. Если отправителю неизвестно имя или должность человека, то можно использовать общую нейтральную формулировку, например «Dear Sir» или «Dear Madam».
• В английской деловой переписке принято использовать двоеточие после приветствия, например «Dear Mr Smith:» или «Hello Dr Brown:».

Образец письма:

В целом же важно учитывать уровень формализма и характер отношений с получателем при принятии решения о том, как обращаться к нему в деловом письме.

Завершение

Завершение делового письма так же важно, как и его содержание. Оно задает тон отношениям между отправителем и получателем, а также оставляет впечатление, которое в последующем будет сложно изменить.

• Завершается письмо формальной концовкой, таким как: «Sincerely», «Yours sincerely», «Best regards», или «Kind regards». Такие заключения подходят для деловой переписки и демонстрируют уважение к получателю.
• После концовки рекомендуется проставить собственноручную подпись, а затем написать свое полное имя. Это придаст письму нотку индивидуальности. Естественно, если документ направляется по электронной почте, то такой возможности может и не быть.
• Если отправитель занимает конкретную должность в компании, то рекомендуется указать эту информацию рядом с именем. Это поможет получателю определить роль и полномочия в организации.
• В случае, если получателю необходимо связаться с отправителем или у него возникнут какие-либо вопросы, можно указать контактную информацию в конце письма. Она включает номер телефона, адрес электронной почты и любые другие важные контакты. Однако, как было отмечено ранее, такая информация может быть указана в начале письма.
• Всегда полезно выразить благодарность получателю за его время и внимание. Это можно сделать, включив фразы типа  «Thank you for your consideration» или «I appreciate your assistance».
• Перед отправкой письма обязательно нужно перепроверить текст на наличие орфографических или грамматических ошибок. Хорошо составленное письмо демонстрирует профессионализм и внимание к деталям.

Советы от эксперта: